e-Çözümler
e-Arşiv
Microsoft Dynamics ERP'de üretilen e-Arşiv faturalarının Gelir İdaresi sistemine gönderilmesi, alıcılara e-posta ile iletilmesi ve sonradan ihtiyaç duyulduğunda ait olduğu kayıtla birlikte bulunabilmesi.
Belgenin yolu
Düzenlenir, saklanır, gerektiğinde bulunur.
Arşivlenen bir belgenin değeri, sonradan ulaşılabilir olmasındadır.
Düzenlenir
Fatura, ERP'deki işlemin sonucunda oluşur.
Saklanır
Gönderilen belge, ait olduğu kayıtla birlikte durur.
Yeniden bulunur
Bir soru geldiğinde belgeye geri dönülür.
Başlangıç noktası
Belge, düzenlendiği anda bitmez.
Bir fatura düzenlenip alıcıya gittiğinde iş çoğu zaman tamamlanmış sayılır. Oysa aynı belge aylar sonra bir müşteri sorusunda, bir muhasebe kontrolünde veya bir incelemede yeniden aranır.
O anda önemli olan belgenin bir yerde duruyor olması değil, hangi işleme ait olduğunun ve alıcıya iletilip iletilmediğinin birlikte görülebilmesidir.
Bu nedenle e-Arşiv'i bir saklama alanı olarak değil, faturanın düzenlenmesinden geri bulunmasına kadar süren bir akış olarak ele alırız.
Sık karşılaşılan durumlar
- Faturanın düzenlendiği yerle arandığı yerin farklı olması
- Alıcıya iletilip iletilmediğinin ayrıca sorulması
- Belgenin bağlı olduğu işlemin elle bulunması
- Geçmiş bir belgeye ulaşmanın tek bir kişiye bağlı kalması
- Belgeye dair soruların dönem sonlarında birikmesi
Çalışma başlıkları
Düzenleme, iletim ve geri bulmayı birlikte ele alırız.
Kapsam, mevcut ERP kurulumunuza ve süreç ihtiyacınıza göre birlikte belirlenir; mevzuata bağlı ayrıntılar ilgili uzmanlarla teyit edilir.
Fatura akışının çıkarılması
Hangi işlemin hangi faturayı ürettiği ve bu faturanın ERP tarafında hangi kayda bağlandığı birlikte haritalanır.
Gönderim ve iletim
e-Arşiv faturalarının Gelir İdaresi sistemine gönderilmesi ve alıcılara e-posta ile iletilmesi; bu adımların sorumlulukları ve kontrol noktaları belirlenir.
Kayıtla bağ
Belgenin ait olduğu işlemle bağı kurulur; sonradan bakıldığında belge ile kaydın aynı yerden görülmesi hedeflenir.
İzleme ve destek
Devreye alma sonrasında akış izlenir, aksayan adımlar ele alınır ve düzenli iyileştirme sürer.
Uygulama yaklaşımı
Fatura kesilmeye devam ederken ilerleriz.
Fatura düzenleme günlük işin parçasıdır; geçiş buna göre planlanır.
Mevcut akışın çıkarılması
Faturayı üreten süreçler, sorumluluklar ve bugün belgeye nasıl ulaşıldığı birlikte çıkarılır.
ERP tarafında uyarlama
Akışın Dynamics tarafındaki karşılığı planlanır; hangi adımın sistemde, hangisinin süreçte kalacağı netleşir.
Kontrollü devreye alma
Sınırlı kapsamla başlanır, gerçek faturalarla denenir ve geri bildirime göre düzeltilir.
İzleme ve iyileştirme
Akış izlenir; belgeye ulaşmanın zorlaştığı noktalar düzenli olarak ele alınır.
Kapsam notu
Saklama ve erişim kapsamı proje başında netleşir
Belgenin nerede, hangi kapsamda ve ne kadar süreyle saklanacağı mevzuata ve kurumun kendi kararlarına bağlıdır. Bu nedenle bu sayfada saklama süresi, format veya kapsam iddiası yer almaz.
Kurumunuz için geçerli kapsam, mevcut sistemleriniz ve süreçleriniz değerlendirildikten sonra mali işler biriminiz ve ilgili uzmanlarla birlikte netleştirilir.
Faturanın düzenlenmesinden geri bulunmasına kadar konuşalım.
Mevcut akışınızı ve ERP kurulumunuzu değerlendirelim; kapsamı ve sırayı birlikte belirleyelim.